EST juhend


Importing subscribers from file

Importing multiple contacts without a file

Adding subscribers one by one

Creating temporary subscriber lists

Video tutorials


All the contacts that you import are automatically added to all subscribers list. You can create filters from all subscribers, based on parameters. Since there are different options to import contacts, you first need to think through, what is going to be the structure of your database and then choose the appropriate importing option.


How to choose the correct importing option?


1. One big database. If you are sending newsletters to everyone and do not segment your contacts, then you can import the emails as a file. Read more on how to import contacts as a file.


2. One database, but segmented. If you have a big subscribers list and would like to segment them (based on gender, language, age etc..), you need to import all the extra info as well with the emails. You still import the contacts as a file, but also add extra parameters before importing. Read more on how to create parameter based contact lists.


3. One database, but temporary segmentation for one campaign. If you are usually sending your newsletters to one big database, but need a smaller audience for one newsletter, then you can create temporary filters. Temporary filter is based on parameter "modified" and the contacts stay in the filter as long their last modified date equals the filter's modified date. Read more here.


If you have any questions regarding importing contacts, cotact us on support@smaily.com



Importing subscribers


1. Importing subscribers from file is the fastest and easiest way to upload your whole subscribers list to your Smaily account. You can add different parameters for later segmentation (e.g birthday, name, address, country etc.) or just import emails without any extra information.


Preparing the file


You can upload contact lists with Excel and CSV files (ODS/XLS/XLSX/CSV). If you choose to use a CSV file, please note that you need to use the UTF-8 encoding and change the delimiter to be a semicolon.


Please make sure that all the email addresses in the Excel file are in one column (without empty rows in between) and the title of the column is "Email" (or email, e-post, epost, Email Address). It is important that the emails are all on the first sheet of the file. If there are more sheets, only the first one is imported (it doesn't matter which sheet was active when saving the file).


If an email address appears in the file twice, it will be uploaded to the database only once - it means there won't be any duplicates. Also, if you import an email for the second time, it won't create a duplicate in the database, all the emails in the database are unique values.


You can import almost unlimited number of other necessary parameters like birthday*, first name, language, city, client code, limit, some unique coupon code etc, which are later necessary for creating filters. To do that, add columns in Excel next to the email column. You can name those columns whatever you like, just be aware that you use the same column name for the same data each time you import new lists.


All the extra parameters can be used to create filters in Smaily for contact segmentation. For more information see our manuals for creating parameter based contact lists and using filters.



When you have the file ready and saved, open your Smaily account, go to the "Subscribers" page and click on "Add subscribers".



A new window appears, where on the first tab you can import contacts by file. You can add a file by dragging the file in the box or upload it from your computer and then click on "Upload".


2. Importing multiple contacts without a file.


If you can't or don't need to import contacts with a file, there is a possibility to import multiple contacts to Smaily by copy-pasting. You can only import emails like this, but not any extra fields.


Go to the contacts tab and click on the "Add subscribers" button. 




Select the tab "Add multiple subscribers at once" and copy-paste email addresses to the empty import field. You can add only one email address per line. When ready click on "Import subscribers".


All the imported emails will be added to All subscribers list.



3. Adding contacts one by one 


You can also add one contact at a time. Open "Contacts" tab and click on "Add subscribers". Open the third tab "Add one subscriber" and fill out all the information you need (email, birthday etc.). You can fill out all prevoiusly added parameters as well.


Creating temporary subscriber lists


If you want to upload a subscribers list without any parameters just create a simple Excel file with only emails (we recommed the .xls file format). The emails should all be in one column (without empty rows in between) and the title of the column is "Email" (or email, e-post, epost, Email Address). Other parameters are optional.



When you have the file ready, go to the "Subscribers" page and click on "Add subscribers".


 

A new window appears, where you can browse your file or drag it there. Then click on "Upload".

You can also save your contact list to a date and time based filter, if you make a checkmark in front of "Create a filter (list) automatically".

A list imported with the time filter is temporary, because when you upload the same or some of the same contacts again, they will move out from the older list, because their timestamp in the database is renewed. To create a permanent contact list, add additional fields to your contacts when importing them (see here).


Check out also how to import contacts from Gmail, Outlook or Mailchimp.


*Importing date data: Importing dates with CSV or with ODS/XLS/XLSX works a little differently. From a CSV file, the dates are imported as is, for example, if they are formatted mm/dd/yy, it will be uploaded exactly the same way. But with XLS/XLSX/ODS files, the date is converted to the format yyyy-mm-dd (or yyyy-mm-dd hh:mm:ss). So if you are importing birthdays, please check that the birthday data in the CSV file is exactly in the format of yyyy-mm-dd, or change the file type to ODS/XLS/XLSX .




Kontaktide importimine


Kõik kontaktid, mis kontole imporditakse, lisatakse kontol alati kogu andmebaasi alla. Kõik listid, mis eraldi saab luua on filtrid mingi kindla tunnuse alusel kogu andmebaasist. Kuna Smailys on erinevad võimalused kontaktide importimiseks (failina, mitme kaupa kopeerides-kleepides või ühe kaupa käsitsi sisestades) siis tuleb esimese asjana läbi mõelda, milline saab olema sinu kontaktibaasi ülesehitus ning seejärel valida sobivaim kontaktide importimise viis.


Mille alusel valida õiget importimise viisi?


1. Üks suur andmebaas, millele saadetakse uudiskirju. Kui on üks andmebaas, millele uudiskirju saadetakse siis on mõistlik kontaktid importida ühe failina ning piisab ka ainult emaili tulbast. Täpsemalt, kuidas failiga kontakte importida loe edasi siit. 


2. Üks baas, kuid erinevad segmendid. Kui sul on suur andmebaas ning soovid oma kontakte segmenteerida (kas siis soo, asukoha või mõne muu tunnuse alusel) siis tuleb lisaks emailidele anda kontaktidega kaasa lisaparameeter, mille alusel kontakte kogu andmebaasist välja filtreerida. Kontakte tuleb importida ikka failina, kuid lisaks tuleb kasutada ka lisaparameetreid. Vaata fikseeritud parameetriga listi loomise juhendist täpsemalt.


3. Suur baas, kuid on vaja luua ajutisi segmente ühe kirja saatmiseks. Kui sul muidu on kasutusel üks suur andmebaas, kuid soovid üheks saatmiseks kasutada ainult osa sellest siis on võimalus luua ka ajutisi filtreid. Ajutine filter on "muudetud" parameetri alusel loodud filter, kus kontaktid püsivad seni kuni kontakti andmete muutmise aeg kehtib filtri tingimustega. Kindlasti tasub meeles pidada, et ajutine filter on kohe kasutamiseks - ehk impordid ja saadad kohe ka kirja välja. Loe täpsemalt, kuidas ajutisi filtreid luua siit.

Kui tekib küsimusi kontaktide importimise osas või vajad abi siis kindlasti võta meie klienditoega ühendust, kirjutades tugi@smaily.com



Kontaktide importimise viisid


1. Failiga kontaktide importimine on kõige kiirem ja lihtsam viis kogu oma andmebaas kontole lisada. Failiga importides saad emailidele lisaks kaasa anda ka kõik soovitud kontaktandmed ning lisaparameetrid (näiteks nimi, aadress, sünnipäev jne) või segmenteerida hiljem kontol kontaktid erinevatesse listidesse. 

 

Faili vormistus

Nimekirju saab üles laadida Exceli ja CSV failidena (ODS/XLS/XLSX/CSV). Kui kasutad CSV faili, määra selle kodeeringuks UTF-8 ja väljade eraldajaks (delimiter) semikoolon. 

 

Oluline on, et Exceli failis oleksid emailid ühes veerus üksteise all (ilma vahepeal tühjade ridadeta) ning veeru pealkirjaks oleks sõna "Email" (või email, e-mail, e-post, epost). Samuti on oluline, et emailid oleksid esimese lehe peal. Kui failis on rohkem lehti (sheets), siis imporditakse ikkagi ainult need emailid, mis on esimese lehe peal (olenemata sellest, milline leht oli salvestamisel aktiivne).

 

Kui mõni email on failis topelt, siis andmebaasi üles läheb see ikka ühe korra ehk duplikaate üles ei laeta. Kui impordid mõnda emaili üles teist korda, siis samamoodi duplikaati üles ei lähe, email jääb andmebaasi ühe korra, kuid uuendatakse andmeid emaili küljes.


Lisaks emailile saab andmebaasi importida ka teisi vajalikke välju ehk parameetreid, mis on edaspidi olulised filtrite loomisel. Näiteks sünnipäev* (birthday), nimi, keel, linn, kliendikaardi nr, kogutud punktide arv jne. Selleks lisa Excelis emailide veeru kõrvale uued veerud soovitud nimedega. Veeru pealkiri ehk nimi võib olla milline iganes, kuid kui soovid järgmine kord sama välja importida, jälgi, et sellel oleks ka sama pealkiri, mis eelmine kord.


Lisaparameetrid on ka olulised hiljem konto all filtrite ja fikseeritud listide loomisel. Vaata lähemalt fikseeritud parameetriga listi loomise juhendist ja filtrite kasutamise juhendist.



Kui fail on valmis, mine "Kontaktid" ("Subscribers") lehele ning kliki "Lisa kontakte" nupul ("Add subscribers").



Avaneb uus aken, kus esimesel vahelehel ongi võimalus kontakte lisada failist ning kuhu saad tirida soovitud faili või selle arvutist valida. Seejärel kliki "Lae üles" ("Upload"). 

2. Kontaktide importimine ilma failita mitme kaupa

 

Kui ei ole võimalik kontakte failiga importida või soovite kiiresti ainult emailid lisada siis saab ka nö kopeerides-kleepides mitmeid kontakte korraga Smailysse lisada. Siinkohal tasub meeles pidada, et lisavälju ei saa selle importimisviisi kaudu sisestada vaid lisatakse ainult emailid.

 

Mine taas kontaktide vahelehele ning kliki nupul "Lisa kontakte" ("Add subscribers").



Avaneb uus aken, kus tuleb valida teine vaheleht "Lisa mitu kontakti korraga" ("Add multiple subscribers at once") ning sisesta tühja kasti soovitud emailid. Pane tähele, et igale reale tuleb sisestada ainult 1 email. Seejärel kliki "Impordi kontaktid" ("Import subscribers").

Peale importimist lisatakse kõik kontaktid alati "Kogu andmebaasi" alla.


3. Üksiku kontakti lisamine

 

Kontakte saab kontole lisada ka ühe kaupa. Kui kontol on olemas ka eelnevalt imporditud parameetrid siis ühe kaupa kontakti lisamisel on võimalik täita kõik kontaktikaardi väljad kontol ilma faili importimata.

 

Ühe kaupa kontakti lisamiseks mine "Kontaktid" ("Subscribers") lehele ning kliki "Lisa kontakte" nupul ("Add subscribers"). Avanevas aknas kliki lahti kolmas vaheleht ning avaneb kontaktikaart, kuhu saad sisestada kontakti emaili (1) ning lisada ka sünnipäeva. Seejärel kliki "Salvesta" ("Save changes") (2) ja kontakt saabki andmebaasi lisatud koos kõikide täidetud väljadega.


Kontaktide importimine ajutisse nimekirja


Kui soovid üles laadida lihtsalt nimekirja emailidega, ilma lisaandmete ehk parameetriteta, tee valmis lihtne Exceli fail (soovitame .xls vormingut), kus emailid on üksteise all ühes tulbas ning veeru pealkirjaks oleks sõna "Email" (või email, e-mail, e-post, epost).



Kui fail on valmis, mine "Kontaktid" ("Subscribers") lehele ning kliki "Lisa kontakte" ("Add subscribers").



Avaneb uus aken, kuhu saad tirida soovitud faili või selle arvutist valida. Seejärel kliki "Lae üles" ("Upload").

Saad üleslaetud nimekirja salvestada kuupäeva- ja kellaajapõhise filtriga. Selleks tee enne üleslaadimist linnuke "Loo filter (nimekiri) automaatselt" ("Create a filter (list) automatically") ette. 

Sellisel viisil kuupäeva ja kellaajaga salvestatud nimekiri on ajutine, kuna uuesti samade kontaktide üleslaadimisel liiguvad need selle nimekirja alt välja, kuna saavad andmebaasis külge uue kuupäeva ja kellaaja. Püsiva nimekirja loomiseks lisa kontaktidele ka lisaveerud ehk parameetrid (vaata siit).


Vaata ka, kuidas importida kontakte Gmailist, Outlookist või Mailchimpist.


*Kuupäevade importimine: CSV ja ODS/XLS/XLSX failide kuupäevade importimine töötab veidi erinevalt. CSV'st loetakse kuupäevad sisse nii nagu nad seal on, st. kui on vormindatud näiteks kk/pp/aa, siis läheb see täpselt samal kujul ka üles. XLS/XLSX/ODS'i puhul vormindatakse sõltumata valitud vormingust kuupäev alati kujule aaaa-kk-pp (või aaaa-kk-pp hh:mm:ss). Kui impordid sünnipäevi, siis jälgi, et sünnipäevad oleksid kujul aaaa-kk-pp või muuda faili tüüp ODS/XLS/XLSX failiks.


 

 



← Creating a template
Creating a campaign →